En la entrada anterior Imprescindibles para el management de equipos remotos – Parte 1 vimos la importancia de construir unos cimientos sólidos como primer paso para una gestión eficaz de equipos remotos, con base en cuatro valores o habilidades fundamentales: confianza, transparencia, empatía y control de emociones.
En esta segunda entrada, veremos cuatro imprescindibles adicionales que te permitirán incrementar la cohesión y el desempeño de tu equipo remoto:
Imprescindible # 2: unas reglas de juego claras
¿Qué tienen en común Celia Cruz, Andrea Bocelli, Nat King Cole, Il Divo, Los Panchos y Oscar D’León aparte de hacer música? Todos interpretaron alguna vez en su vida Quizás, Quizás, Quizás, uno de los títulos con más adaptaciones y versiones del cancionero en lengua española.
¿Pero qué pasaría si pudiéramos traer a un integrante de cada uno de esos grupos, conformar una sola banda y pedirles (sin ninguna otra pauta ni indicación) que tocaran de nuevo la canción? ?¡Exacto! Tendríamos acordes de bolero, salsa, balada, pop y son cubano compitiendo entre sí sin ninguna armonía. No importa qué tanta experiencia y talento tengan los músicos, lo más probable es que sin reglas comunes (ritmo, tempo, etc.) haya más ruido que melodía.
Con los equipos remotos, cuyos integrantes quizás nunca se han conocido cara a cara, ocurre algo muy similar. La gente puede tener toda la experiencia y destreza del mundo, pero sin reglas comunes y claras sobre el trabajo por desarrollar, cada quien tocará su propio ritmo, ocasionando caos, malentendidos y en algunos casos, conflictos.
Por ejemplo, alguien enviará un Whatsapp a las 8PM esperando respuesta, porque esa es su cultura laboral, cuando en realidad ningún otro colaborador está dispuesto a trabajar de noche. Otra persona llamará por teléfono insistentemente a una colega a la hora de almuerzo, generándole malestar porque también es su hora de descanso. Alguien más enviará a sus colaboradores un archivo en PDF cuando todo mundo esperaba un Google Doc editable.
Por esta razón el trabajo remoto no puede basarse en supuestos o imaginarios, sino en pautas, reglas o lineamientos concretos. Esto no tiene que ser un documento gigante, ni una lista extensa, sino algo fácil de consultar y rápido de digerir.
Algo que suele funcionar muy bien con equipos remotos es usar un tablero o lienzo digital, (por ejemplo, en la plataforma Miró) con algunos post-it y esquemas sencillos que contengan información como:
- Principios y expectativas (ética, comportamiento, trato, actitud, etc.) para el funcionamiento del equipo. Por ejemplo, poder hablar de cualquier problema, por sensible que sea, sin ser juzgado.
- Funciones y roles de cada integrante.
- Hitos colectivos (milestones) a lo largo del trimestre, semestre, o año. Por ejemplo, página web del proyecto finalizada para el 31 de junio.
- Factores de éxito de la iniciativa, proyecto, emprendimiento, etc. en el que esté trabajando el equipo. Por ejemplo, articulación constante entre el equipo técnico y el equipo administrativo.
- Mecanismos de gobernanza y articulación interna. Por ejemplo, reunión de equipo semanal para análisis y solución de problemas.
- Reglas para la comunicación sincrónica y asincrónica. Por ejemplo, se vale hacer llamadas telefónicas espontáneas o enviar mensajes de whatsapp salvo en hora de almuerzo y después de 6PM.
- Herramientas digitales de colaboración y comunicación interna. Por ejemplo, sólo se compartirán documentos vía Google Docs o Google Sheets, vía correo electrónico.
Esta lista no es exhaustiva y se puede adaptar a las necesidades específicas de cada equipo remoto, pero la idea es que contenga la información suficiente para que las personas sepan cómo navegar dentro del equipo.
Imprescindible # 3: tiempo para lo importante
La obra Deep Work: Rules for Focused Success in a Distracted World del escritor Cal Newport es una oda a la concentración, a la capacidad de enfocarse sin distracciones en una labor. Según Newport, concentrarse es el superpoder del siglo XXI y gracias a éste podemos obtener resultados óptimos en menor tiempo a la hora de emprender cualquier proyecto personal, start-up, investigación académica, o cualquier otra ambición humana.
Parece algo ridículamente sencillo y obvio, pero la realidad es que la concentración se ha vuelto un bien escaso, una rareza, especialmente en los equipos remotos: Twitter, Facebook, Instagram, Tik-Tok, Whatsapp, GMAIL, reuniones por Zoom, notificaciones de Teams, multitasking en la mañana y en la tarde…vivimos día a día en un bombardeo incesante de distracciones que fragmentan nuestro tiempo y sólo nos permiten avanzar en nuestros objetivos y metas a cuentagotas, extendiendo nuestras jornadas laborales y dejándonos física y cognitivamente extenuados.
Para dotar a los equipos remotos con el superpoder de la concentración, e incrementar así su productividad y optimizar sus resultados, basta con cultivar una serie de hábitos sencillos pero que requieren de práctica, práctica y más práctica:
Abandonar el multitasking en los equipos remotos:
Cuando nuestras mentes se ven obligadas a alternar entre una tarea y otra, cada una de esas tareas abandonadas a favor de otra va dejando un residuo de atención , es decir, algo que inconscientemente nos dice “no te olvides de mí”, hasta que la acumulación de residuos simplemente satura nuestro intelecto.
Esto tiene un efecto devastador sobre el desempeño y la productividad de los equipos remotos, pues aunque el multitasking da la ilusión de avanzar en más tareas en menos tiempo, en realidad lo único que logramos es dejar múltiples frentes abiertos sin terminar, o a lo sumo muchas tareas ejecutadas pobre y mediocremente.
Sustituir el multitasking por una compartimentación del trabajo según su valor:
Los equipos remotos suelen desarrollar tareas mecánicas y rutinarias, que no requieren de gran concentración ni esfuerzo, como por ejemplo revisar el correo electrónico o llenar un informe mensual de actividades. Esas tareas se pueden clasificar bajo la categoría de “trabajo superficial”.
En cambio, hay tareas analíticas y creativas que son cognitivamente demandantes, como redactar una propuesta de proyecto o negocio, o preparar un discurso. Estas se denominan “trabajo profundo”. Entonces la clave está principalmente en identificar todas las tareas que vamos a desarrollar y separarlas en las dos categorías, para luego aignarles boques de tiempo ininterrumpido. ¿Cómo? Mira el siguiente punto.
Organizar el trabajo superficial y el trabajo profundo mediante la técnica del timeboxing:
Si ponemos todas muestras tareas en una lista de pendientes o to-dos no vamos a saber cuánto tiempo requiere cada una de ellas, y vamos a caer en la trampa del multitasking. En cambio, si programamos en nuestro calendario bloques de tiempo exclusivos (timeboxing) para las tareas rutinarias del “trabajo superficial” y las tareas más valiosas del “trabajo profundo” optimizaremos nuestro tiempo y nuestros resultados.
Según las investigaciones de Cal Newport, ningún ser humano, por brillante que sea, resiste más de 3 o 4 horas al día de “trabajo profundo”. En niñas y niños, este tiempo suele reducirse a 1 hora máximo. Así que el éxito radica en programar al menos 2 horas al día para aquellas cosas que más valor añaden a nuestro trabajo, a nuestro equipo, a nuestra organización, y respetar ese bloque de tiempo religiosamente, tratarlo como algo sagrado que no se puede profanar: nada de redes sociales, ni navegación en internet, ni llamadas telefónicas…pura concentración. Es un hábito sencillo difícil de cultivar y dominar, pero una vez lo logremos, los beneficios serán exponenciales.
Imprescindible # 4: herramientas adecuadas para la gestión de tareas y la comunicación
Por defecto, los equipos remotos suelen depositar ciegamente su confianza en las herramientas digitales más famosas o conocidas para gestionar el trabajo sincrónico y asincrónico, como Whatsapp o Zoom. Sin embargo, aunque parezca trivial y pensemos que todas las herramientas digitales son parecidas, recordemos que “el diablo está en los detalles”.
En uno de mis equipos, empezamos a notar un incremento de discusiones airadas, malentendidos y quejas por sobrecarga de trabajo, pese a que no había un factor claramente distinguible.
Pronto nos dimos cuenta de que el problema no radicaba en problemas personales, cargas de trabajo más pesadas, o falta de comunicación; sino en el impacto psicológico y emocional de Whatsapp, aplicación diseñada para producir una sensación de inmediatez y urgencia: los acusos de recibo (✔) , las confirmaciones de lectura (✔✔) , los estados EN LÍNEA, la acumulación de docenas de mensajes sin leer, y los mensajes importantes sepultados bajo toneladas de emojis y stickers, incrementaron los niveles de ansiedad y estrés del equipo, cuyos integrantes sentían la presión de responder instantáneamente y a cualquier hora, así no fuese urgente. Esto, a su vez, recrudeció el número de mensajes con errores tipográficos, EN MAYÚSCULAS, o escritos sin filtro y “en caliente”, generando una percepción de agresividad e irrespeto.
¿La solución? Erradicamos Whatsapp como principal canal de comunicación y optamos por una app (Twist) diseñada específicamente para la comunicación asincrónica, mucho más discreta, sin notificaciones sonoras, ni estados. Además, acordamos que para asuntos muy urgentes era posible realizar una llamada telefónica de 10 o 15 minutos.
Este cambio aparentemente sencillo restauró la paz y la tranquilidad en el equipo, y mejoró ostensiblemente la comunicación interna y la coordinación, a pesar de que varios integrantes del equipo decidieron incluso usar la aplicación exclusivamente desde un computador, mas no desde el celular.
La lección aprendida de todo esto es que toda herramienta digital para la gestión del trabajo remoto tiene impactos en los equipos remotos, y por lo tanto hay que escogerlas como si se tratara de una selección de personal.
Piensa bien si la herramienta que estás a punto de contratar se ajusta al objetivo que buscas; investiga reseñas y referencias, qué ventajas y desventajas tiene ,ponla a prueba durante algún tiempo y si no brinda un resultado óptimo, cámbiala a tiempo para evitar afectaciones a la productividad y la articulación interna.
En suma, aunque el trabajo remoto es sinónimo de tecnología, hay que saberla escoger en función de la identidad del equipo, sus valores y sus necesidades concretas.
Imprescindible # 5: un segundo cerebro para el almacenamiento y trazabilidad de información
La cantidad infinita de información a la cual podemos acceder hoy en día desde cualquier dispositivo es un arma de doble filo en estos tiempos remotos: por un lado, facilita y potencia nuestro trabajo, pero al mismo tiempo sobresatura nuestros cerebros, nos abruma y nos hace olvidar cosas importantes.
¿No les ha pasado que, en medio de una tarea o reunión importante, empiezan a buscar frenéticamente en su memoria o en algún archivo información que necesitan justo en ese momento, sin lograr encontrarla? ¿Dónde leí ese artículo, adónde anoté esa información, qué me dijo tal persona, cuándo fue ese evento, en qué documental hablaron de eso, quién me mandó ese correo, etc?
Pues bien, según investigaciones del autor y emprendedor Tiago Forte, autor del libro Building a Second Brain: A Proven Method to Organize Your Digital Life and Unlock Your Creative Potential, un empleado o empleada en Estados Unidos pasa en promedio el 26% de su jornada laboral buscando información dispersa en varios sistemas de información (carpertas, archivos, nubes, mensajes, etc.), y sólo el 56% de esas personas logran encontrar lo que buscan.
Como pueden observar, la pérdida y búsqueda constante de información impacta sobremanera el desempeño y la productividad de los equipos remotos, ya que, al ser tan dependientes de la tecnología, es probable que reciban información a través de plataformas múltiples (Whatsapp, Telegram, Gmail, etc.), lo cual aumenta el riesgo de dispersión.
O peor aún, si las personas de tu equipo trabajan en modalidad remota pero información valiosa (listas de tareas, notas de reuniones, información de clientes, etc.) en discos duros no conectados a internet, o incluso en “papelitos” o libretas de apuntes, el riesgo de que esa información termine extraviada es altísimo.
Para remediar esta situación, Tiago Forte recomienda que toda persona y todo equipo cuente con un “segundo cerebro” que no es más que un sistema centralizado para capturar y depositar toda la información relacionada con nuestro trabajo.
Esto puede ser tan sencillo como un Google Doc o tan sofisticado como una plataforma para la gestión de información como Notion u Obsidian. Sin embargo, el principio básico del segundo cerebro, más allá del sistema que usemos, es que siempre hagamos cuatro cosas con cualquier información que veamos, leamos, oigamos o recibamos y que guarde alguna relación, por mínima que parezca, con nuestro trabajo:
- Capturar: guardar en un solo lugar cualquier cosa (artículo, notas, imagen, email, video, audio, etc.) que capte nuestra atención y que creamos que pueda ser de utilidad más adelante.
- Organizar: esto implica separar la información en cuatro categorías: 1) ÁREAS, es decir temáticas gruesas que sean de nuestro interés, 2) PROYECTOS, es decir cosas que estemos haciendo o desarrollando en el momento, 3) RECURSOS, es decir información que aún no sabemos cómo usar pero que podría servir más adelante, y 4) ARCHIVOS, es decir información que hemos descartado o que ya hemos usado y no necesitamos más.
- Destilar: esto se refiere a extraer lo esencial y descartar el resto. Es decir, si hemos capturado un artículo de 15 páginas que vimos en la revista The Economist, ¿cuáles son las 3, 4 o 5 cosas más importantes que nos podrían servir?. La destilación se puede hacer resaltando, recortando, subrayando, entre otros métodos.
Imprescindible # 6: un proceso de retroalimentación 360
La retroalimentación en las organizaciones es algo que a menudo asusta porque se asocia con el temor de criticar a alguien, o de recibir una crítica. Sin embargo, hay evidencia contundente sobre las bondades de una cultura de retroalimentación dentro de las organizaciones.
Según Harvard Business Review, Forbes, y especialistas en cultura organizacional como Kim Scott (ex- Google, Twitter y Dropbox y autora del bestseller Radical Candor) la retroalimentación (tanto positiva como negativa) incrementa los niveles de confianza, ayuda a prevenir malentendidos, fomenta el cuidado mutuo, impulsa el buen desempeño, y normaliza el hecho de que nuestro trabajo, indistintamente del rol que cumplamos y así nos esforcemos siempre por lograr la excelencia, no es infalible.
Por otro lado, la cultura de la retroalimentación ha sustituido, en el mundo corporativo, lo que antes se denominaba “evaluaciones anuales de desempeño”, que solían ser unilaterales y sólo les daban voz a los “jefes” asumiendo que éstos eran perfectos.
Según un estudio global del Top Employers Institute, con 600 compañías en 999 países, la mayoría de profesionales considera que la retroalimentación constante es el mejor método para medir el desempeño en el lugar de trabajo. Finalmente, de acuerdo con investigaciones de LinkedIn y la firma de consultoría en liderazgo Know Your Team, una cultura de retroalimentación trae consigo múltiples beneficios para las organizaciones, entre ellos:
- Agilidad en la resolución de problemas y conflictos, y en la toma de decisiones
- Ayuda a esclarecer objetivos y expectativas
- Incremento de la transparencia y la confianza al interior de la organización
- Cercanía entre managers (Dirs/Coord) y equipos de trabajo
- Aprendizaje sobre los cambios evolutivos de la organización
- Mejor clima organizacional (cero teléfonos rotos ni suspicacias)
- Forma de cuidarnos entre tod@s y de motivarnos
- Humaniza la transformación digital (genera conversaciones retadores pero gratificantes en la era de emojis y mensajes cortos)
Si quieres aprender cómo usar la retroalimentación 360 en tu equipo remoto, no te pierdas el post Feedback (retroalimentación) 360 en equipos remotos
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