Guía para la gestión del tiempo en equipos remotos

1. El problema

A menudo, el trabajo remoto conlleva una sobrecarga de tareas. Empezamos a sentir que la jornada se nos va en responder Whatsapps o en apagar incendios; que el entregable se está volviendo eterno porque solo podemos avanzar un poquito entre reunión y reunión; o que cuando llegamos al viernes nuestra lista de tareas es más larga que la del lunes. ¿Por qué? Probablemente la respuesta esté relacionada con la gestión del tiempo.

¿Cómo podemos resolver este problema sin extender indefinidamente nuestras jornadas y sin caer en el abismo del burnout?

En esta guía compartimos algunas reflexiones orientadoras, así como pautas y técnicas fácilmente implementables en el trabajo individual y grupal, basadas en literatura de vanguardia, para apoyar a los equipos remotos en su gestión y uso del tiempo.

2. El mito de la multitarea (multitasking)

“Multitasking is merely the opportunity to screw up more than one thing at a time.”

Steve Uzzell

Cuando nuestras mentes se ven obligadas a alternar entre tareas, cada una de esas tareas abandonadas a favor de otra va dejando un residuo de atención, es decir, algo que inconscientemente nos dice “no te olvides de mí”, hasta que la acumulación de residuos simplemente satura nuestro intelecto.

Esto tiene un efecto devastador sobre el desempeño y la productividad de los equipos remotos, pues aunque el multitasking da la ilusión de avanzar en más tareas en menos tiempo, en realidad lo único que logramos es dejar múltiples frentes abiertos sin terminar, o a lo sumo muchas tareas ejecutadas pobre y mediocremente.

3. Productividad no es sinónimo de ocupación

The goal of, and the key to, productivity is the ability to prioritize in such a way that you know that what you did today was more important than what you didn’t do.

Alexis Haselberger

Las personas suelen creer que entre más tareas logren abordar en un día, más productivas son. Pero en realidad eso se llama “estar ocupados(as)”.

Para ser productivo (as) la clave no es “hacer más” en menos tiempo sino “hacer lo correcto” en el tiempo disponible y sin distracciones. En este sentido, la productividad no es una cuestión de cantidad, sino de priorización y concentración.

4. ¿Y entonces?

Bueno, todo esto de evitar el multitasking y no confundir productividad con ocupación suena muy bonito e inspirador, pero…¿cómo lo puedo aplicar a mi trabajo para optimizar mi tiempo y mis resultados sin caer en el abismo del burnout ?

No hay una receta perfecta, pero existe un consenso entre investigadores y autores sobre las metodologías y técnicas que mejor funcionan:

• Discernir el trabajo superficial del trabajo profundo
• Identificar distractores
• Organizar tu trabajo mediante el time-boxing o time-blocking
• Mitigar o neutralizar distractores

Ahora analicemos cada una de ellas.

4.1. Discernir el trabajo superficial del trabajo profundo

Ser consciente de la diferencia entre trabajo llano y trabajo profundo es el primer paso para vencer el multitasking y alcanzar mayor productividad.

Todas esas tareas mecánicas y repetitivas que no requieren mucho esfuerzo neuronal pero que son vitales en cualquier organización, se denominan trabajo llano (shallow work) según el término acuñado por el autor Cal Newport.

Algunos ejemplos son: leer y responder correos, responder mensajes de whatsapp, llenar por enésima vez un formato que conocemos al derecho y al revés, convertir archivos Word a PDF, hacer nuestras facturas, etc.

Por oposición, el trabajo profundo (deep work) se refiere a tareas neuronalmente demandantes que requieren mucha concentración, desarrollan tus capacidades profesionales y no pueden ser replicadas fácilmente por alguien más.

Por ejemplo: ese análisis sobre género y finanzas del clima en el que llevas trabajando una semana; esa tabla dinámica de Excel para optimizar la planeación financiera del proyecto; ese reporte de resultados en inglés del cual depende el último desembolso del donante, etc.

4.2. Identificar distractores

Hay dos tipos de distractores, que pueden ser pasivos (reaccionamos a una notificación o solicitud) o activos (por iniciativa nuestras):

Distractores evidentes:

Por lo general, son acciones digitales en nuestro celular o PC que nos brindan gratificación inmediata pero que no asociamos a un incremento de productividad en el trabajo. Ejemplo: curiosear Instagram o Facebook, ver el último vide de nuestro Youtuber favorito, abrir Google para buscar una receta de brownies sin gluten, etc.

Distractores disfrazados:

Acciones digitales o análogas que creemos que mejoran nuestra productividad porque vienen disfrazadas de urgencia, pero que en realidad nos desvían de nuestras prioridades. Ejemplo: ese correo electrónico que acaba de aterrizar en el buzón y que parece importante; ese mensaje de Whatsapp de un colega que nos pide una explicación, etc.

Hay un tercer tipo de distractores inesperados que en realidad son “deberes morales” y que priman sobre cualquier tarea, como: accidentes de un ser querido, siniestros, u otras situaciones fuera de nuestro control.

4.3. Hacer time-boxing

Ahora que sabemos cuáles tareas son profundas y cuáles llanas, podemos organizarlas de tal forma que no se traslapen (multitasking) y que no fragmenten nuestro tiempo. Para esto existe la técnica del time-boxing (también llamado time-blocking.)

El time-boxing consiste básicamente en asociar nuestras listas de tareas (TO-DO) a nuestro calendario. ¿Por qué es importante esto? Porque es la única manera de saber cuánto tiempo necesitamos para cada cosa, dentro del límite de nuestro día laboral, o de nuestra semana. Es como un presupuesto de tiempo que nos permite saber si estamos siendo realistas o ilusos con el gasto de horas diarias y semanales.

Gracias al time-boxing, podemos mejorar nuestra productividad, usando bloques de tiempo. Las recomendaciones para hacerlo bien son:

•Las tareas pequeñas y mecánicas van juntas para que no fragmenten nuestro día ni se conviertan en escombros que obstaculizan la parte más analítica, creativa y cognitivamente retadora de nuestro trabajo.

•El trabajo profundo merece un bloque de tiempo sin distracciones, durante las horas más productivas del día. Esto varía de persona en persona, pero usualmente los seremos humanos somos más productivos en la mañana que en la tarde. Sin embargo, está científicamente comprobado que el cerebro adulto no es capaz de dedicarse a una tarea intelectualmente exigente por más de 4 horas continuas (el promedio son 2).

•Navegar en internet, Instagram, Facebook, Tik-Tok, Youtube, o cualquier otra forma de entretenimiento o distracción (Netflix, hablar con amigos, etc.) dejan de ser una distracción si intencionalmente les abrimos espacio exclusivo en nuestro calendario, de tal forma que no interrumpan nuestro trabajo.

•No es necesario añadir en el calendario las tareas automáticas de la vida cotidiana como cepillarse los dientes o preparar el desayuno, pero sí tenerlas en cuenta para que no sean una distracción.

•Al igual que en los presupuestos financieros, hay que pensar en los imprevistos. Si nuestra jornada laboral es de 8 horas, no podemos llenar el 100% con tareas, sino dejar tiempos muertos (buffers) para cualquier tipo de eventualidad: una reunión que se atrasa, una cita médica que puede durar más de lo previsto, el trancón, etc.

•Si eres nuevo o nueva en el time-boxing, empieza planeando un solo día por semana para desarrollar práctica y luego atrévete a planear toda tu semana.

•Sé estratégico(a). No copies y pegues tu lista de tareas en tu calendario. Prioriza pensando en la siguiente pregunta: si no hiciera nada más hoy, ¿qué tareas debería finalizar para sentirme a gusto al final del día con mi trabajo?

•Usa las notificaciones automáticas de tu calendario o una alarma para controlar el tiempo: no sirve de nada separar una hora para responder emails si al cabo de tres horas vas a seguir haciendo lo mismo, en detrimento de tus otras prioridades.

•Sé flexible. No te agobies ni cuelgues la toalla si al principio calculas mal o subestimas los tiempos para cada tarea. Irás dominando el juego hasta lograr un uso del tiempo mucho más productivo y eficiente. El objetivo no es la perfección sino la disciplina y la práctica.

Ejemplo 1 con Google Calendar: Time-Boxing Detallado.

Si sueles ser una persona muy meticulosa a quien le gusta planear hasta el último detalle, puedes crear categorías gruesas de tareas como REUNIONES, REDACCIÓN, PLANEACIÓN, MANAGEMENT, PRESUPUESTO, o cualquier otra que encaje con tu tipo de tareas.

Luego puedes desglosarlas en tareas más puntuales de tres formas distintas: 1) sub-bloques de tiempo, 2) tareas mediante la función INSERTAR TAREA de Google Calendar, o 3) añadiendo las tareas en la descripción de cada evento.

En este ejemplo del 2 de enero de 2023 he creado 3 categorías gruesas, dos de las cuales he desglosado en tareas más detalladas: MONITOREO PROYECTO, PRESUPUESTO y CITA MÉDICA.

Estas categorías se van a repetir a lo largo del año pero con tareas distintas, por lo cual les he puesto un código de colores para distinguirlas más fácil. He dejado tiempos muertos entre ellas para considerar las pausas, los tiempos de desplazamiento, y el almuerzo.

El bloque de tiempo ELABORAR REPORTE NARRATIVO es, en este ejemplo, mi bloque de trabajo profundo, pues ésta es la labor del día que exige más concentración y esfuerzo intelectual. La he puesto en la tarde porque suelo ser más productivo entre 2PM y 6PM.

Verán que he dejado una pausa de 30 min respecto del bloque anterior por si hay un retraso, así como un buffer de 45 min inmediatamente después por si se alarga.

Es decir, estoy siendo flexible extendiendo mi jornada hasta las 6:30PM por si algo extraordinario ocurre, pero mi objetivo es terminar a las 5:30PM para dedicarme a actividades personales como la lectura o el ejercicio físico.

Ejemplo 2 con Google Calendar: Time-Boxing general.

Si te sientes mejor con un Time-Boxing más global y menos detallado, simplemente puedes crear categorías gruesas y representativas de tu trabajo y usarlas a discreción en las tareas que más se acomoden a ellas.

Recuerda vigilar el tiempo con una alarma o con las notificaciones automáticas de tu calendario para que no sigas de largo en una sola tarea y sepas cuando debes cambiar de actividad.

Por último, cualquiera sea la modalidad usada, detallada o general, es vital mitigar las distracciones. Mira la siguiente sección.

4.4. Mitigar o neutralizar distractores

Ahora que conocemos los conceptos de trabajo profundo (Deep work) y trabajo llano (Shallow work), que somos conscientes de las desventajas del multitasking, y que sabemos cómo hacer time-boxing, debemos neutralizar, o al menos mitigar los distractores.

Para esto hay distintos pasos:

• Suspender las notificaciones innecesarias del celular durante las franjas horarias que requieren más concentración.
• Programar bloques de tiempo específicos para responder correos, llamadas y/o mensajes de Whatsapp/Twist/Slack/Google Chat o cualquier otra aplicación usada para la comunicación interna en tu equipo.
• Practicar la concentración (¡No es algo innato!)

Ahora analicemos cada uno.

Suspender las notificaciones innecesarias del celular durante las franjas horarias que requieren más concentración.

Las notificaciones constantes en el celular son supremamente adictivas. Nuestras mentes no pueden evitar la tentación de ver quién nos ha escrito, cuál es el último video de nuestra Youtuber favorita, adónde se fue nuestro exnovio de vacaciones, etc.

Con tanto bombardeo de información, la concentración y el trabajo profundo son imposibles.

Pero no todo está perdido. Tanto Android como OIS poseen una función poco usada pero muy útil llamada NO MOLESTAR, y ambos sistemas operativos permiten programarla para que se active y desactive en horas específicas.

También podemos escoger qué aplicaciones y personas queremos silenciar y cuáles están exentas. Por ejemplo, podemos decidir silenciar todas las notificaciones salvo las de Gmail, así como todas las llamadas salvo las de la mamá, el hermano, o la pareja.

Entonces, anímate a silenciar las notificaciones de todas tus redes sociales, aplicaciones y llamadas durante los bloques de tiempo más importantes que no admiten distracciones porque de ellos depende culminar un policy paper, un análisis presupuestal urgente, o una propuesta de proyecto de 300 mil dólares que vence a medianoche, entre otras tareas de peso.

Programar bloques de tiempo específicos para solicitudes de tu equipo

Responder a las llamadas y mensajes de colegas  forma parte de nuestras responsabilidades  y es vital para un trabajo en equipo fluido y organizado.

Pero esto no quiere decir que sea deseable responderlos instantáneamente y a cualquier hora del día, pues esto puede jugar en contra de la productividad.

Si nos negamos el tiempo para entrar en materia y profundizar en nuestro trabajo, y en lugar de eso nos dedicamos a responder solicitudes del equipo a diestra y siniestra, lo que podría ser “colaboración” se convierte en “distracción”.

Por ello, se recomienda que cada equipo tenga unas reglas de juego claras sobre las expectativas en materia de disponibilidad y tiempos de respuesta para cada tipo de comunicación: correos, whatsapps, llamadas telefónicas, etc, según su importancia o urgencia.

Por otro lado, los equipos pueden emplear la metodología del time-boxing para las solicitudes del equipo, de tal forma que se aborden como tareas con horarios y bloques de tiempo específicos.

Por ejemplo, si eres Coordinador(a) puedes bloquear un espacio de 1 hora a la semana para recibir llamadas telefónicas de cualquier integrante del equipo para resolver dudas sobre el proyecto. O si eres Asesora Junior, puedes establecer que, salvo en caso de reunión periódica obligatoria o externa con socios, vas a responder mensajes de whatsapp e emails cada día entre 2PM y 3PM, para reservar las mañanas para el trabajo profundo.

Mientras este tipo de arreglos sean conocidos y acordados con el equipo serán de gran ayuda para organizar y procesas las solicitudes internas del equipo, lo cual, a su vez, redundará en menores distracciones y mayor productividad.

Practicar la concentración

Contar con un entorno perfecto para el trabajo profundo, con tiempos adecuados para cada tarea y sin distracciones, no basta para optimizar nuestro tiempo y lograr mayor productividad.

El paso final que debemos dar es practicar la concentración, pues de nada sirve desactivar las notificaciones del celular o programar espacios en nuestro calendario si 5 minutos después de iniciar una tarea nos entregamos en cuerpo y alma a Instagram o empezamos a buscar tiquetes de avión para Punta Cana en Skyscanner.

Existen múltiples técnicas para entrenar el músculo de la concentración, y quizás una de las más sencillas es el Método Pomodoro: si tienes un bloque de tiempo de 3 horas para una tarea súper importante, ni siquiera sueñes con trabajar 3 horas seguidas. Nadie capaz de eso, y menos en el Siglo XXI que el cerebro humano vive hiperestimulado por la tecnología.

En su lugar, divide las 3 horas en bloques de 25 minutos de concentración, separados por pausas de 5 minutos. Haz esto repetidas veces con distintas tareas importantes, hasta que tu cerebro empiece a “sacar callo”, y a sentirse a gusto con periodos de concentración cada vez más extensos (30 min, 45 min) separados por pausas cortas (pasear el perro, leer el priódico, tomar agua, caminar, etc.).

Libros para aprender a concentrarse como un premio Nobel:

5. Bonus: dos aplicaciones para reducir la adicción a las distracciones en tu celular