En esta entrada destacamos cinco lecciones de management desde el corazón de Sillicon Valley. Más específicamente, nos referimos a cinco lecciones esenciales para managers en formación, o para managers experimentados que desean afilar el hacha, extraídas del bestseller “The making of a Manager”, de la gran autora Julie Zhuo.
Zhuo, nacida en China y criada en Estados Unidos, se ha convertido en una de las ejecutivas más destacadas de Sillicon Valley por sus contribuciones al diseño de productos de gran impacto. Construyó su carrera en Facebook y ahora dirige Sundial, una firma innovadora que combina el análisis de datos con diseño visual de vanguardia.
1. Enfócate en hacer bien pocas cosas
El éxito suele atribuirse al trabajo duro y la perseverancia, pero enfocarse en unas pocas tareas clave es igualmente crucial.
Según Richard Koch, muchas personas dispersan sus esfuerzos en demasiadas actividades, lo que lleva a resultados promedio en lugar de excelencia en unas pocas áreas. Este principio es evidente en varios escenarios, como el desarrollo de productos, la formación de equipos y el triaje en salas de emergencia.
Al crear nuevos productos o servicios, es fundamental identificar las características esenciales sobre las “nice to have“. Por ejemplo, una mánager que está formando un nuevo equipo debe priorizar la contratación de líderes clave antes de cubrir otros roles, asegurando así unos cimientos sólidos.
Una forma pragmática de priorizar es ordenando las tareas por importancia y abordando primero las de mayor impacto y relevancia. Por ejemplo, si tienes cinco tareas en tu lista de pendientes, clasifícalas por prioridad y completa la más crítica antes de pasar a la siguiente.
Si tienes múltiples objetivos para tu equipo, identifica el objetivo más crucial y enfoca tus esfuerzos allí. El esfuerzo por sí solo no cuenta; lo que importa son los resultados que logras al priorizar de manera efectiva.
Un ejemplo ilustrativo de los primeros días de Facebook muestra cómo el enfoque puede conducir al éxito. En 2005, Facebook lanzó un servicio para compartir fotos que, aunque básico en comparación con competidores como Flickr, incluía una novedosa función de etiquetado de fotos.
Esta simple característica, que permitía a los usuarios etiquetar a amigos en fotos, aumentó significativamente el tráfico de usuarios y rápidamente hizo de Facebook la plataforma líder para compartir fotos.
Steve Jobs también enfatizó el valor de la priorización, afirmando que el verdadero enfoque significa decir no a muchas buenas ideas para concentrarse en las más valiosas.
2. Desglosa un gran objetivo en partes más pequeñas
La ley de Parkinson sugiere que el trabajo se expande hasta llenar el tiempo disponible para su finalización. Esto quiere decir que, por lo general, no dedicamos a las tareas el tiempo que necesitan, sino el tiempo que nos han otorgado para completarlas.
Da igual que la tarea pueda completarse en cinco minutos o en veinte horas de trabajo; si la fecha límite es dentro de dos semanas, ocuparemos todo ese tiempo en desarrollarla, incluso si esto implica hacerla a último minuto. En otras palabras, la Ley de Parkinson es una gran aliada de la procrastinación.
Por ello, para gestionar proyectos grandes de manera efectiva resulta más eficiente desglosarlos en tareas más pequeñas y manejables con plazos más cercanos. Este enfoque fomenta la disciplina y asegura un progreso constante hacia el objetivo final.
Para aplicar este enfoque a la gestión de equipos, puedes desglosar un proyecto colaborativo en varios hitos, por orden de criticidad (del más al menos crítico) y establecer para cada uno de ellos responsabilidades claras por persona y fechas límite realistas escalonadas en el tiempo (en lugar de una sola fecha límite para el final). Si a esto le sumas un seguimiento periódico del progreso, podrás mantener el impulso y aumentar la eficiencia.
3. Equilibra los resultados esperados a corto y largo plazo
El management efectivo exige un equilibrio entre necesidades inmediatas y objetivos a largo plazo. Enfocarse demasiado en los resultados a corto plazo puede llevar a soluciones rápidas mas no sostenibles, mientras que un enfoque excesivo en los objetivos a largo plazo puede retrasar el progreso inmediato y la capacidad de respuesta.
Aquí hay dos ejemplos para ambos enfoques:
- Contratación: cubrir rápidamente una vacante podría resultar en la contratación de alguien con un perfil aceptable para atender necesidades inmediatas, pero que carece de potencial a largo plazo. Por el contrario, establecer estándares excesivamente altos puede prolongar el proceso de contratación, afectando el rendimiento del equipo debido al efecto negativo de la silla vacía.
- Gestión del desempeño en equipos: si tu equipo presenta retos de desempeño y optas por soluciones rápidas, como el micromanagement o la redistribución de tareas inconclusas en personas ya sobrecargadas de trabajo, puedes caer en la trampa de las soluciones temporales pero insostenibles. En cambio, si te enfocas exclusivamente en un entrenamiento de personal a largo plazo para mejorar el desempeño, podrías poner en peligro la tracción y los resultados de proyectos vigentes.
¿Pero cómo se logra un equilibrio entre ambos enfoques? Una de las soluciones más prácticas y efectivas es el llamado “enfoque de portafolio”.
4. Adopta un enfoque de portafolio para equilibrar el trabajo inmediato y futuro
Así como en las inversiones no es aconsejable meter todos los huevos en la misma canasta, en los proyectos no todas las tareas e hitos pueden tener el mismo horizonte temporal.
En cambio, opta por una diversificación de portafolio, que implica la división del equipo en componentes de un mismo proyecto con diferentes horizontes temporales: unas personas estarán enfocadas en tareas a corto plazo que pueden completarse en días o semanas, otras en procesos a mediano plazo que toman semanas o meses, y el resto en iniciativas a largo plazo que pueden tardar meses o años en arrojar resultados.
5. Equipos grandes vs. equipos pequeños
La gestión de equipos grandes implica cambios significativos en comparación con equipos más pequeños. A medida que los equipos crecen, el management evoluciona de la gestión directa a la indirecta, reconociendo que las interacciones uno-a-uno con cada integrante del equipo se vuelve menos factibles.
Por lo tanto, la contratación o formación de managers de apoyo (coordinadores, subdirectores, gerentes de proyecto, etc) se vuelve indispensable para garantizar el seguimiento y el avance de todo lo que está por hacer.
Otro desafío es el cambio constante de contexto. Con un equipo más grande, el management se dispersa en la gestión de numerosas tareas y reuniones, lo que dificulta la distinción entre lo más importante y todo lo demás.
Por esta razón, la priorización se vuelve aún más crítica. Ante una multitud de tareas y proyectos, la mejor estrategia es enfocarse únicamente en los temas más cruciales y de mayor impacto, es decir aquellos que pueden catalizar o impulsar todo lo demás. En cuanto a los temas menos cruciales, hay que delegarlos o eliminarlos si existe esta posibilidad.
Conclusiones
- Enfócate en unas pocas tareas clave para obtener resultados superiores.
- Divide proyectos grandes en tareas más pequeñas y manejables.
- Considera los resultados inmediatos y futuros en la toma de decisiones.
- Adopta un enfoque de portafolio para equilibrar el corto y el largo plazo, repartiendo tu equipo en proyectos o procesos con diferentes horizontes temporales.
- Adapta tu estilo de gestión y pasa de la gestión directa a la indirecta a medida que los equipos crecen, priorizando además temas críticos sobre todo lo demás.
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