La revolución del trabajo remoto es posible. O al menos así lo cree Tsedal Neeley, profesora de Business Administration y Decana Asociada Senior de Faculty Development and Research Strategy en la Escuela de Negocios de Harvard.
Es reconocida por la publicación Business Insider como una de las 100 personas más influyentes del mundo en transformación digital de los negocios, innovación para el liderazgo y crecimiento organizacional a través de estrategias virtuales.
En su último libro “La revolución del trabajo remoto” la autora brinda una guía super completa para implementar exitosamente el trabajo remoto en cualquier tipo de organización o empresa, con conceptos y herramientas de fácil comprensión y adopción.
En este blog abordaremos tres de los pilares más importantes destacados por Neeley para la formación y consolidación exitosa de equipos remotos:
- El lanzamiento y relanzamiento de equipos
- La construcción de confianza
- El fomento de la productividad
1.El lanzamiento y relanzamiento de equipos🧑🏽🤝🧑🏽💻
Cuando trabajas de manera remota; y especialmente si los integrantes de tu equipo están dispersos en varios husos horarios, es indispensable que cuentes con un Plan de trabajo grupal, que te permita estar en sintonía constante con tus colegas y colaboradores.
Es aquí donde las sesiones de lanzamiento de equipo y los relanzamientos periódicos entran en juego. Éstos fueron diseñados para:
- Establecer un plan de grupo claro.
- Realinear a los integrantes del equipo que estén desincronizados.
- Revisar la dinámica y las preocupaciones del equipo, y reevaluar los objetivos de éste.
¿Por qué los lanzamientos de equipo son esenciales?
J. Richard Hackman, uno de los senséis de más renombre en materia de trabajo en equipo recomienda la regla del 60-30-10. Esta regla estipula que:
- El 60% del éxito de un equipo depende del trabajo preparatorio; es decir, cómo fue estructurado y cómo están diseñados los procesos con anterioridad al inicio de un proyecto o labor.
- El 30% depende del lanzamiento inicial. Esta sesión inaugural suele durar entre 60 y 90 minutos, que pueden ser consecutivos o divididos en dos partes. Allí el equipo discute abiertamente y en detalle, a través de distintas opiniones y perspectivas, cómo van a trabajar en el día a día y cuáles son las pautas colectivas más relevantes.
- Apenas el 10% se atribuye a los esfuerzos colaborativos en curso.
Aunque el trabajo remoto ofrece flexibilidad y colaboración global, no está exento de desafíos. Un lanzamiento de equipo estructurado proporciona un mapa para navegar estos desafíos, asegurando que los equipos se mantengan alineados, eficientes y altamente productivos.
¿Y los relanzamientos?
Los relanzamientos periódicos son fundamentales para evitar que un equipo remoto se descarrile y que sus distintos instrumentos se desafinen. Están diseñados para revisar el pasado, presente y futuro de las tareas, metas y objetivos, con el fin de identificar qué está funcionando y que no. Idealmente, los relanzamientos deberían realizarse cada seis u ocho semanas.
Los cuatro elementos de todo lanzamiento o relanzamiento efectivo.
Para maximizar el potencial de un lanzamiento o un relanzamiento de equipo deben priorizarse cuatro elementos:
1) Objetivos compartidos: cada integrante del equipo debe estar en la misma página sobre los objetivos del proyecto o labor por desarrollar. Esta claridad previene desacuerdos y confusiones frente al camino que cada quien debe seguir.
Ahora bien, la alineación del equipo no es sinónimo de acuerdo constante. Es natural que los equipos tengan desacuerdos. Estos cumplen un papel fundamental en la refinación de ideas y el fomento de la creatividad. Lo importante es que los desacuerdos se enfoquen en la ejecución (cómo) y no en el objetivo final (qué).
2) Entendimiento compartido de roles: esto implica una articulación explícita de roles individuales y contribuciones. Ya que en el trabajo remoto los integrantes del equipo podrían estar involucrados en múltiples proyectos, entender sus roles específicos evita superposiciones y malentendidos.
En este sentido, el lanzamiento proporciona una oportunidad ideal para aclarar roles individuales, contribuciones y compromisos de tiempo. También permite que los equipos puedan apoyarse mutuamente, gestionar expectativas y reequilibrar tareas cuando sea necesario.
3) Entendimiento compartido de recursos: toda sesión de lanzamiento debería tocar el uso eficiente de los recursos. Desde la tecnología hasta los presupuestos, el equipo debería tener un consenso sobre lo que está disponible, lo que se necesita y cómo acceder a ello.
4) Normas compartidas: se refiere a los protocolos o directrices sobre cómo el equipo colabora de manera efectiva.
2. La construcción de confianza en equipos remotos🚧
Los encuentros cara a cara en oficinas fomentan de manera natural un tipo de ‘confianza predeterminada’. Es decir, las charlas casuales, los descansos para comer y las reuniones no planificadas van cimentando por defecto una confianza entre colegas.
En cambio, los equipos remotos enfrentan el desafío de establecer confianza sin estas señales físicas. De hecho, el espacio digital puede amplificar malentendidos, lo que dificulta la construcción de confianza.
Pero entonces, ¿qué se puede hacer para construir confianza digitalmente?
Independientemente del entorno de trabajo, la confianza en todo equipo remoto empieza con una comunicación clara, roles definidos y procesos optimizados.
Según Tsedal Neely, existe una serie de estrategias para generar y solidificar confianza en entornos remotos. Algunas de las más importantes son:
Comprender las sutilezas geográficas y culturales: Las diferencias entre zonas horarias, normas culturales y hábitos de trabajo únicos pueden ser un obstáculo para la confianza.
Pero si se identifican, se explican y se reconocen mutuamente, todo mundo podrá trabajar sin suspicacias ni malentendidos culturales.
Por ejemplo, las pausas para tomar té en la India son esenciales para reflexionar y compartir conocimiento entre colegas, pero en países occidentales podrían considerarse una pérdida innecesaria de tiempo.
Contrarrestar estereotipos: las interacciones virtuales iniciales son propensas a sesgos. Es vital un esfuerzo consciente para desafiar estas nociones y unificar los equipos.
Por ejemplo, si un equipo está acostumbrado a intercambiar mensajes por Whatsapp hasta las siete u ocho de la noche, y llega un nuevo integrante que nunca responde por este medio, no quiere decir que sea una persona descuidada ni irresponsable. Quizás es una señal de que se están sobrepasando límites entre la vida personal y privada y es necesario discutirlo.
Forjar conexiones personales: a través de cafés o juegos virtuales, clubes de lectura, u otro tipo de actividades para humanizar las interacciones y fortalecer los lazos más allá del trabajo.
También es importante abrirles espacio a conversaciones casuales y sinceras sobre hobbies, planes para el fin de semana o libros favoritos que puedan revelar valores comunes, así como afinidades socioculturales.
Preocuparse por los demás: algo tan sencillo y humano como familiarizarse con las tareas, los desafíos y las preferencias de nuestros colegas nos ayuda a cimentar el respeto, la empatía y la confianza.
3. La productividad en equipos remotos⌚
El auge del trabajo remoto trae consigo múltiples preocupaciones sobre la productividad. ¿La gente realmente trabaja? ¿Qué distracciones podrían enfrentar en el hogar, como maratones de Netflix, mascotas o socialización casual?
Además, ¿cómo pueden los(as) managers garantizar que las personas cumplan con los objetivos organizacionales si no las ven?
Según afirma la autora, contrario a la creencia popular, la mayoría de los(as) managers tienen una influencia limitada sobre la productividad de sus equipos, bien sean remotos o presenciales. A menos, por supuesto, que seas un capataz de fábrica de la era industrial, observando a tus operarios 24 horas desde lo alto de una cabina.
Criterios de Hackman para la Productividad del Equipo
El renombrado sociólogo, J. Richard Hackman dedicó su vida a comprender qué hace funcionar a los equipos; y propuso tres criterios universales para evaluar su desempeño:
- Entrega de resultados: lograr los objetivos establecidos.
- Facilitar el crecimiento individual: garantizar el desarrollo personal y bienestar de cada integrante.
- Construir cohesión de equipo: garantizar que el equipo opere en armonía.
Entonces, ¿cómo pueden los equipos lograr una productividad adecuada en entornos remotos?
- Enfócate en el proceso: no te limites a evaluar resultados. Ayuda a tu equipo a entender sin ambigüedades sus tareas y proporciónales las herramientas y recursos necesarios para ejecutarlas.
- Sé flexible: la belleza del trabajo remoto radica en su flexibilidad inherente. En lugar de monitorear todo el tiempo y hacer “micromanagement” fomenta una cultura de autonomía. Esto eleva la moral de cada persona y a su vez mejora la eficiencia.
- Optimizar las condiciones de trabajo: comprende las necesidades únicas de tus colaboradores remotos. Ofrece apoyo, bien sea material o a través de tutorías o coaching, para garantizar que las personas se desenvuelvan en un entorno habilitante para el trabajo remoto.
- Enfatiza el propósito y la identidad: sin una oficina física que los ancle, los equipos remotos necesitan recordatorios frecuentes de su propósito y misión.
Como líder, es tu deber alinear a cada integrante del equipo con los objetivos de la organización. Un equipo cohesivo, donde cada integrante se siente valorado, siempre superará a uno que esté desarticulado, incluso si este último opera de forma presencial.
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Conclusión🙌
Tsedal Neeley, experta en transformación digital de negocios, considera que se está gestando una revolución del trabajo remoto en el mercado del siglo XXI.
Para ayudarles a las organizaciones en esta transición, Neely nos ofrece una serie de estrategias clave que facilitan la implementación exitosa del modelo remoto, subrayando la importancia de lanzar y relanzar equipos adecuadamente, construir confianza en entornos digitales y fomentar la productividad.
Estas prácticas, basadas en la claridad de roles, la comunicación efectiva y el respeto por las diferencias culturales, son esenciales para mantener equipos remotos alineados y eficientes.